Tietosuojaseloste Lemonaid Android- ja iOS-sovelluksille

Voimaantulopäivä: 29.8.2023

Viimeinen päivitys 20.11.2024

1. Johdanto

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Tilitoimisto Lemon Tree Oy:n kehittämän Lemonaid sovelluksen (myöhemmin “Sovellus”) henkilötietojen käsittelyyn liittyvät periaatteet ja käytännöt.

Lemonaid mobiilisovellus tarjoaa helppokäyttöisen työkalun taloushallinnon hoitoon. Sovellus mahdollistaa esimerkiksi kuittien ja tositteiden skannaamisen ja lähettämisen suoraan kirjanpitoon, tarjota reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloustietoihin sekä helpottaa laskujen luomista ja hallintaa.

Käyttämällä Lemonaid mobiilisovellusta hyväksyt tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käytännöt. Päivitämme tietosuojaselostetta tarpeen mukaan vastaamaan toimintatapojemme muutoksia tai muita operatiivisia, laillisia tai sääntelyyn liittyviä vaatimuksia. Ajantasaisin versio tietosuojaselosteesta on saatavilla aina verkkosivuillamme. Kehotamme tarkistamaan selosteen tietosisällön säännöllisesti, sillä siihen voi tulla muutoksia. Pyrimme myös kohtuullisin keinoin, kuten sähköposti tiedotteella, tiedottamaan selosteen tietosisällön muutoksista.

Tilitoimisto Lemon Tree Oy on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa noudattaen.

2. Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto Lemon Tree Oy, 2599105-8
Siltasaarenkatu 8-10, 00530, Helsinki

3. Rekisterin yhteystiedot

Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@lemontree.fi.

Käsittelemme kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.

Tarvittaessa voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

4. Tietojen kerääminen ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja kerätään ja niitä käsitellään ensisijaisesti oikeutetun edun perusteella. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi ottaessasi Sovelluksen käyttöösi, käyttäessäsi Sovellusta tai muulla vastaavalla tavalla. Kerättävät tiedot liittyvät pääsääntöisesti kirjanpitoon ja voivat sisältää esimerkiksi laitteesi kameralla kuvattua aineistoa tai sinun itsesi syöttämää muuta tietoa. Tämän lisäksi keräämme teknisiä tietoja laitteesta, sovelluksesta ja sen käytöstä.

5. Kerättyjen tietojen käyttö

Sovelluksen keräämiä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Kirjanpitopalvelun tuottaminen: Tietoja käytetään kirjanpitopalvelun tuottamiseen.

• Asiakassuhteen ylläpito: Tietoja kerätään asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hallinnointiin sekä sopimuksen täytäntöönpanoon.

• Sovelluksen toimivuus: Kerätyt tiedot mahdollistavat Sovelluksen keskeisten toimintojen tarjoamisen.

• Personointi: Voimme käyttää kerättyjä tietoja personoidaksemme kokemuksesi Sovelluksessa.

• Palvelujen parantaminen: Tiedot auttavat meitä analysoimaan käyttäjien käyttäytymistä ja mieltymyksiä, mikä mahdollistaa Sovelluksen ominaisuuksien sekä suorituskyvyn parantamisen.

• Asiakastuki: Mikäli tarvitset asiakastukea, kerättyjä tietoja voidaan käyttää ongelmien vianmääritykseen ja avun tarjoamiseen.

Käsittelemme tietojasi näissä tarkoituksissa, koska haluamme palvella asiakkaitamme parhaalla mahdollisella tavalla, parantaa asiakasviestintäämme ja aidosti kehittää liiketoimintaamme.

6. Tietojen luovutukset

Emme jaa tietojasi kolmansille osapuolille paitsi seuraavissa tapauksissa:

• Suostumuksellasi: Mikäli annat nimenomaisen suostumuksen, voimme jakaa tietojasi kolmansien osapuolien kanssa kanssasi etukäteen sovittuihin tarkoituksiin.

• Palveluntarjoajat: Saatamme käyttää kolmansien osapuolien palveluntarjoajia apuna Sovelluksen ja kirjanpitopalvelun tarjoamisessa ja parantamisessa. Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet luottamuksellisuussopimuksiin ja heillä on lupa käyttää tietoja ainoastaan palvelujen tarjoamiseen meille.

• Alihankkijat: Saatamme käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjäjn lukuun. Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle palveluita, jotka voivat sisältää kirjanpidollisia tehtäviä ja muita palvelutuotantoon liittyviä tukipalveluita, rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti.

• Oikeudelliset vaatimukset: Voimme luovuttaa tietojasi viranomaisille, mikäli laki vaatii sitä tai vastauksena pätevään oikeudelliseen pyyntöön.

Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lain, kirjanpidon ja raportoinnin asettamien vaatimusten täyttäminen. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelylle on olemassa perusteltu oikeusperuste.

Sopimussuhteen aikana kerättyjä henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen tai palveluiden tuottamisen edellyttämän ajan. Asiakassuhteen tai palvelun päätyttyä henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujen turvaamiseksi, esimerkiksi mahdollisten korvausvaatimusten tai oikeudellisten kanteiden käsittelyn mahdollistamiseksi vanhentumislainsäädännön puitteissa.

Mikäli henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, niin säilytetään niitä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tällaisia säilytysvelvoitteita aiheutuu muun muassa kirjanpito- ja rahanpesulainsäädännön kautta.

8. Tietojen siirto

Henkilötietojen siirrot toteutetaan aina EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) asettamien vaatimusten mukaisesti. Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU tai ETA ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa palveluntarjoajat tai heidän käyttämänsä pilvipalvelut voivat kuitenkin sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa.

Pääsääntöisesti tietoja siirretään vain maihin, jotka Euroopan komissio on hyväksynyt riittävän tietosuojan tason tarjoaviksi. Mikäli henkilötietojen käsittelyssä käytetään Yhdysvaltoihin sijoittunutta palveluntarjoajaa, joka on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework, DPF), käytetään siirron perustana tätä kehystä sen voimassaoloajan.

Jos tietoja siirretään maahan, jota Euroopan komissio ei ole arvioinut riittävän tietosuojatason maaksi, siirrot perustuvat EU:n hyväksymiin SCC-vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC). Tällaisissa tapauksissa toteutamme teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia tarvittavassa laajuudessa varmistaaksemme henkilötietojen suojaamisen vastaavasti kuin ETA-alueen sisällä.

9. Tietojen turvallisuus

Suhtaudumme tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Toteutamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellaksemme kerättyjä tietoja luvattomalta pääsyltä, käytöltä, paljastamiselta, muuttamiselta tai tuhoamiselta.

Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojasi sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Lemon Treen henkilöstöä sekä Lemon Treen puolesta toimivia ulkopuolisia henkilöitä sitoo salassapitovelvoite koskien kaikkea henkilötietoja.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet ja tietojen hallinta

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Alla kerromme tarkemmin tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistasi. Huomaathan, että kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia: oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Jos haluat käyttää alla lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan aina tilanne- ja tapauskohtaisesti.

• Pääsy ja korjaus:

  Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on rekisterissä.

  Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneiden henkilötietojen oikaisua, poistamista tai täydentämistä.

  Pyynnöt tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

• Vastustamisoikeus:

  Sinulla on oikeus pyytää sinua henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

• Rajoittamisoikeus:

  Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

• Muut oikeudet:

  Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi, jos ja vain jos tämä ei haittaa rekisterinpitäjää koskevan lain noudattamista.

• Sovelluksen käyttöoikeudet:

  Voit hallita Sovelluksen käyttöoikeuksia laitteesi asetuksista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi