Asiakkaan opas

Kirjanpitoaineisto

Kirjanpitoaineisto:

Jokaisesta yritystoiminnan taloudellisesta tapahtumasta tarvitaan tosite. Taloudellisia tapahtumia voivat olla esim. myynti-, osto- ja rahoitustapahtumat. Tosite varmentaa tapahtuman ja sen tulee olla, aina kun mahdollista, ulkopuolisen tahon, kuten pankin tai myyjän antama. Kaikista liiketoiminnan tositteista muodostuu kirjanpito-aineisto.

Kirjanpitoaineistoon sisältyy yleensä seuraavat liiketoiminnan tositteet:

  • Tiliote
  • Myyntitositteet (esim. myyntilaskut, kassaraportti, myyntipäiväkirja)
  • Ostotositteet (esim. ostolaskut, ostokuitit)
  • Muut tositteet (esim. vuokrasopimus, verottajalta tulleet asiakirjat, takaustodistus)

Kirjanpitoaineiston toimitus:

Kirjanpitoaineisto tulee toimittaa kerran kuukaudessa mahdollisimman pian joka kuukauden päätyttyä. Kuukauden päättymisestä on 1 kuukausi ja 12 päivää aikaa jättää kyseisen kuukauden valvontailmoitus ja maksaa arvonlisävero. Takaraja aineiston toimitukselle on kolme viikkoa kunkin kuukauden päättymisestä. Jos aineisto on myöhässä, emme välttämättä ehdi tekemään kirjanpitoa ja jättämään valvontailmoitusta ajallaan.

Tositteiden vaatimukset ja merkinnät:

  1. Toimitettavien tositteiden tulee liittyä yritystoimintaan. Asiakas on itse vastuussa tositteiden oikeellisuudesta ja aiheellisuudesta. Lähtökohtaisesti kirjaamme kaikki meille toimitetut tositteet asiakkaalle edullisimman kirjaustavan mukaisesti, emmekä ota kantaa niiden oikeellisuuteen tai aiheellisuuteen.
  2. Jos ostokuitista ei selkeästi käy ilmi mihin tarkoitukseen tuote tai palvelu on ostettu, on osto hyvä perustella. Tämän voi tehdä kirjoittamalla kuittiin tuotteen tai palvelun käyttötarkoituksen. Esim. jos parturikampaaja ostaa autonrenkaan kampaamoonsa sisustuselementiksi, on kuittiin hyvä kirjoittaa vaikkapa "sisustus". Selkeästi liiketoimintaan liittyviin kuitteihin, kuten parturikampaajan työtarpeet ja tuotteet, ei tarvitse erikseen kirjoittaa mitään.
  3. Tositteissa täytyy olla arvonlisävero eriteltynä, jotta arvonlisävero voidaan vähentään verotuksessa. Näin ollen esim. maksumuistututus ei yksinään käy tostitteesta vaan sen lisäksi tarvitaan aina alkuperäinen lasku.
  4. Säännöllisisistä samansuuruisista tapahtumista tarvitaan tosite vain ensimmäisellä kerralla (esim. vuokra).
  5. Jos ostokuittia ei olla maksettu yhtiön tililtä tai kassasta (jolloin kassapäiväkirkirjassa on merkintä), oletamme, että se on maksettu yrittäjän omalla rahalla. Jos yrittäjiä on useampia, tulee ostokuittiin kirjata kuka yrittäjistä kulun maksoi.

Aineiston toimitusosoite:

Tilitoimisto Lemon Tree
Valtteri Virtanen
Agricolankuja 6 C55
00530 Helsinki

Sähköinen aineisto osoitteeseen: valtteri@lemontree.fi

EDUSTUSKULUT

Edustus-, neuvottelu-, markkinointi- vai virkistyskulua?

Yrityksen tarjoamat ravintolatarjoilut, liikelahjat ja muunlainen huomaavaisuus voidaan usein katsoa liiketoiminnan kuluksi. Nämä kulut jaetaan pääsääntöisesti huomaavaisuuden kohteen perusteella edustus-, neuvottelu-, markkinointi- tai virkistyskuluiksi. Jos vieraanvaraisuus suuntautuu yhtiön ulkopuolelle, kyseessä on joko edustuskulu tai markkinointikulu. Jos vieraanvaraisuus suuntautuu yhtiön sisälle, esim. osakkaisiin tai työntekijöihin, on kyseessä joko neuvottelukulu tai virkistyskulu. Näiden kulujen jako on usein hieman tulkinnanvaraista, mutta alta löydät jaottelun pääpiirteissään.

YHTIÖN SISÄLLE SUUNNATTU VIERAANVARAISUUS

Neuvottelukulut:

Lähtökohtaisesti kaikki menot, jotka aiheutuvat yhtiön sisäisistä palavereista tai yhtiön hallintoelinten kokouksista katsotaan neuvottelukuluiksi. Neuvottelukuluksi katsotaan pääsääntöisesti myös tilintarkastajan, kirjanpitäjän tai muun asiantuntijan kanssa käytyjen neuvottelujen yhteydessä syntyneet menot.

Neuvottelukuluista saa vähentää arvonlisäveron ja ne ovat kokonaan vähennyskelpoisia tuloverotuksessa.

Neuvottelukuluihin voidaan lukea vain vähäisestä tavanomaisesta tarjoilusta johtuneita kuluja ja niihin voi sisältyä kohtuullisessa määrin alkoholituotteiden hankkimisesta aiheutuneita menoja.

Virkistysmenot:

Henkilökunnan virkistysmenoihin luetaan esim. yhtiön pikkujouluista tai liikuntapäivästä syntyneet kulut. Tapahtuman täytyy olla avoin koko yritykselle, osastolle tai muulle yksikölle ja sen täytyy tapahtua työnantajan määräämänä ajankohtana. Virkistysmenoiksi katsotaan vain yhtiön työntekijöille järjestetystä aktiviteetista koituneet kulut. Näin ollen liikkeen- tai ammatinharjoittajalla (toiminimi) ei voi olla virkistysmenoja, ellei hänellä ole palkollisia työntekijöitä. Virkistysmenoja ei voi niinikään olla ns. yhden henkilön osakeyhtiöllä.

YHTIÖN ULKOPUOLELLE SUUNNATTU VIERAANVARAISUUS

Edustuskulut:

Edustuskulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin. Edustusmenoina pidetään näihin tahoihin kohdistuvasta vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Edustamisella pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten parantamiseen tai muutoin liiketoiminnan edistämiseen.

Edustuskuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa ja niistä vain puolet on vähennyskelpoista kulua tuloverotuksessa.

Markkinointikulut:

Markkinointikulut kohdistuvat myös yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, mutta niiden kohderyhmää ei olla rajattu edustuskulujen tapaan. Markkinointikuluiksi katsotaan esim. avoimien asiakastilaisuuksien tarjoilu- ja järjestämiskustannukset. Tilaisuuden tarkoituksena on yrityksen tai sen tuotteiden tunnettavuuden parantaminen ja sen täytyy olla kaikille potentiaalisille asiakkaille avoin.

Ravintolassa tapahtuvaa avointa tarjoilua ei katsota markkinointikuluksi vaan edustuskuluksi.

Laajalle kohderyhmälle annettavat lahjat katsotaan markkinointikuluiksi. Tällaisen "mainoslahjan" arvo saa olla enintään 25 euroa ja niitä annetaan siis samanaikaisesti ja samanlaisena usealle vastanottajalle. Esimerkiksi kaikille asiakkaille tai asiakasryhmälle annettava pieni joululahja olisi markkinointikulua. Sen sijaan yksittäiselle asiakkaalle valittu ja annettu lahja katsotaan edustuskuluksi.

Vaikeasti jaoteltavat kulut:

Jos vieraanvaraisuudesta syntynyttä kulua ei selkeästi pysty jaottelemaan yllä oleviin luokkiin tai on kulu hyvin tulkinnanvarainen, katsotaan se useimmiten edustuskuluksi.

Edustuskulujen jaottelu

Yhtiön ulkopuolelle suuntautuva kulu
Yhtiön sisälle suuntautuva kulu
Markkinointi
  • avoin asiakastilaisuus
  • messutarjoilu
  • 100% vähennyskelpoinen verotuksessa
Edustus
  • asiakastapaaminen
  • yksittäiset asiakaslahjat
  • edustusmatkat
  • ei alv- vähennyskelpoinen
  • 50% vähennyskelpoinen verotuksessa
Neuvottely
  • palaveri
  • yhtiökokous
  • tapaaminen kirjanpitäjän kanssa
  • 100% vähennyskelpoinen verotuksessa
Virkistys
  • pikkujoulut
  • liikuntapäivä
  • vain palkollisille työntekijöille!
  • 100% vähennyskelpoinen verotuksessa

AUTO

TOIMINIMI, KOMMANDIITTIYHTIÖ JA AVOIN YHTIÖ

Kuuluuko auto yrityksen vai omiin nimiin?

Auto, jonka ajoista yli puolet liittyvät elinkeinotoimintaan kuuluu yrityksen nimiin. Tällöin yrityksen kirjanpitoon kirjataan kaikki auton kulut, kuten polttoaineet, huollot ja lisävarusteet. Tilikauden lopussa kirjatuista auton kuluista vähennetään ajopäiväkirjan perusteella mahdollisten yksityisajojen osuus.

Jos auton ajoista alle puolet liittyvät elinkeinotoimintaan, kuuluu se yksityishenkilön nimiin. Ajopäiväkirjan perusteella yritys voi maksaa auton omistajalle kilometrikorvauksia tai sen perusteella voidaan siirtää osa auton kuluista yrityksen maksettavaksi.

Auto ja arvonlisävero

Henkilöautosta ja siihen liittyvistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron vain jos auto on 100% yrityksen käytössä. Jos autolla tehdään vähänkin yksityisajoja arvonlisäverovähennysoikeus menetetään kokonaan. Poikkeuksena on henkilöauto, joka on hankittu myytäväksi, vuokrattavaksi tai käytettäväksi taksina tai autokouluautona. Tällöin arvonlisäveron saa vähentää siltä osin kuin auto on yrityksen käytössä.

Verottaja on erittäin tarkka henkilöauton arvonlisäveron vähennysoikeudesta. Jotta yrityksen henkilöauton arvonlisävero on voitu vähentää on verottaja jopa vaatinut, että yrittäjällä on ollut oma auto yksityisajoja varten.

Paketti- tai kuorma-autosta ja siihen liittyvistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron siltä osin kuin auto on yrityksen käytössä. Niillä voi siis ajaa yksityisajoja ja silti vähentää autokulujen arvonlisäveron, mutta vain yritystoiminnan ajojen osalta.

Ajopäiväkirja

Ajopäiväkirjaa kannattaa aina pitää kun autoa käytetään yritystoiminnassa. Ajopäiväkirjalla eritellään liiketoiminnan ajot yksityisistä. Erittelyn voi tehdä myös ”muulla luotettavalla selvityksellä”, mutta ajopäiväkirja on selkein ja varmin sekä verottajan varmasti hyväksymä tapa.

Jos auto on 100% yrityksen käytössä, ei ajopäiväkirjaa kirjanpitoa varten välttämättä tarvita. Verottajaa varten kannattaa kuitenkin tällöinkin pitää ajopäiväkirjaa, etenkin jos kyse on henkilöautosta. Veroasioissa todistustaakka on yrittäjällä. Jos verottajan kanssa tulee erimielisyyksiä esim. kirjatuista autokuluista niin ilman ajopäiväkirjaa on monesti vaikeaa todistaa kulujen aiheellisuutta. Ajopäiväkirjaa ei luonnollisesti tarvita jos auto on 100% yksityiskäytössä.

Ajopäiväkirjasta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:

Elinkeinotoiminnan ajojen osalta:

  • ajon alkamis- ja päättymisajankohta
  • ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
  • matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
  • matkan pituus
  • ajon tarkoitus
  • auton käyttäjä

Yksityisajojen osalta:

  • matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
  • matkan pituus

Ajopäiväkirjan tulee olla tekijänsä allekirjoittama.

Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehet voivat halutessaan käyttää myös autoetua, josta lisää alla.

OSAKEYHTIÖ

Kuuluuko auto yrityksen vai omiin nimiin?

Osakeyhtiön omistaja voi laittaa auton yrityksensä nimiin tai omiin nimiin riippumatta yksityis- ja yritysajojen suhteesta. Jos auto laitetaan omiin nimiin ja sitä käytetään yritystoiminnan ajoihin saa auton omistaja yritysajoista kilometrikorvauksia.

Jos auto laitetaan yrityksen nimiin ja sitä käytetään myös yksityisajoihin tulee auton käyttäjälle autoetu, joka rasittaa hänen verotustaan. Lisää autoedusta kohdassa työsuhde-edut. Kun auto on yrityksen nimissä ja auton käyttäjällä verotuksessa autoetu voidaan kaikki autoon liittyvät menot laittaa yrityksen kuluksi.

Auto ja arvonlisävero

Osakeyhtiön autoihin pätee sama alennettu arvonlisäveron vähennysoikeus kuin toiminimen, kommandiittiyhtiön ja avoimen yhtiön autoihin. Jos henkilöautolla ajetaan vähänkin yksityisajoja arvonlisäveroa ei saa vähentää. Paketti- ja kuorma-autoista saa vähentää arvonlisäveron siltä osin kuin se on ollut liiketoiminnan käytössä.

Ajopäiväkirja

Ajopäiväkirjaa ei useimmiten tarvita jos osakeyhtiön omistamalla autolla ajetaan myös tai pelkästään yksityisajoja. Niinikään ajopäiväkirjaa ei tarvita jos auto on 100% yrityksen käytössä, mutta samoin kuin toiminimen kohdalla, tämä olisi suotavaa.

Kilometrikorvauksia varten ei myöskään tarvitse pitää ajopäiväkirjaa, mutta yritysajot on silti kirjattava esimerkiksi matkalaskuun.